El observador

 

Abril 2022, edición 128

Denuncia Irregularidades en la adquisición de maquinaria para la Prefectura del Azuay

La Prefecta Provincial, actuante entre el 6 de octubre de 2020 y el 30 de junio de 2021 autorizó la prórroga de plazo sin verificar que, las circunstancias invocadas constituyen causales para ampliación de plazos, según los términos contractuales, ocasionando que la entidad no disponga de los equipos y maquinaria para cumplir sus actividades institucionales, dentro de los plazos previstos en el procedimiento de contratación y documento del contrato, y que, no se haya calculado y notificado a la Contratista con la respectiva multa, por los 38 días de retraso, contabilizados únicamente hasta la fecha de corte del periodo examinado, 30 de junio de 2021,equivalentes a 46.656,96 USD.  Inobservando, el Administrador del contrato, lo dispuesto en los artículos 80 “Responsable de la Administración del Contrato”, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 121 “Administrador del contrato”, de su Reglamento General, en relación a lo previsto en las cláusulas Décima, numeral 10.01, y Décima Primera, numeral 11.01, de las Condiciones Particulares del contrato, así como, la Cláusula Cuarta, numeral 4.1 de las Condiciones Generales Ibidem; y la Prefecta Provincial, los artículos 50, “Atribuciones del prefecto o prefecta provincial”, letra h), del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización; 12 “Tiempos de Control” letra a), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las Normas de Control Interno 100-01 “Control interno”, 100-03 “Responsables del control interno”, en relación a las cláusulas Décima, numeral 10.01, y Décima Primera, numeral 11.01, de las Condiciones Particulares del contrato, así como, la Cláusula Cuarta, numeral 4.1 de las Condiciones Generales Ibidem. Hechos que fueron comunicados a la Prefecta, al Administrador del contrato 12-2021, y a la Contratista, mediante los oficios. 003416-DPA-AE-2021 de 20 de octubre de 2021 y 0070-0022-DPA-AE-2021 de 19 de octubre de 2021. Conclusión En el contrato de ADQUISICIÓN DE MAQUINARIA PARA EL GOBIERNO PROVINCIAL DEL AZUAY”, correspondiente al proceso de contratación SIE-GPA-001-2021, contando con el informe favorable del Administrador del Contrato, la Prefecta Provincial otorgó una ampliación de plazos por 60 días calendario en favor del contratista, aduciendo el efecto de los problemasderivados de la pandemia por COVID-19 sin considerar que, para la fecha de inicio del procedimiento de contratación, la pandemia ya se encontraba en curso, siendo sus efectos y riesgos en la ejecución de contratos y en las actividades de comercio internacional en general, de dominio público, por lo que, durante la etapa de preguntas y respuestas, dos oferentes solicitaron ampliar la fecha de entrega de la maquinaria, por 60 días en un caso y por 30 días en otro, recibiendo negativa por parte de las Comisión Técnica; y que, ningún imprevisto, causa de fuerza mayor o caso fortuito, ocurrió de forma posterior al inicio de procedimiento de contratación, con lo cuál, se alteraron las condiciones contractuales, y, se eximió al contratista de las multas que ameritaba, por atrasos en la entrega de los bienes adquiridos en el plazo correspondiente, equivalente a 46 656,96 USD, por los 38 días, contabilizados únicamente hasta la fecha de corte del período examinado, 30 de junio de 2021. Conclusiones La Prefecta Provincial no designó a los servidores integrantes de la (s) Comisión(es) de recepción de las maquinarias y equipos; el Administrador del contrato 12-2021, responsable de velar el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales, no alertó a la autoridad de la necesidad de designación de un Técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución, para que actúe en las diligencias de entrega – recepción parcial; y, el Responsable de Inventario y Activos Fijos participó de las recepciones parciales del contrato 12-2021, sin contar con una designación de la máxima autoridad, ocasionando que las señaladas actas de entrega recepción parcial del contrato 12-2021 se hayan suscrito sin contar con los debidos requisitos y formalidades y, en ausencia de una revisión técnica independiente. Planillas de avance de obra Dispondrá a los servidores que tengan a su cargo la Administración y Fiscalización de contratos de obra, verificar que las planillas que aprueben para trámite de pago, correspondan a los trabajos ejecutados en cada periodo, y estén elaboradas a base de las disposiciones de medición y pago previstas en la especificaciones técnicas y rubros contractuales, los cuales deberán guardar conformidad con los anexos de medidas y cantidades, libros de obra, registros fotográficos y más documentos que conformen los respectivos expedientes. Deficiencias administrativas dieron lugar a que los contratistas efectúen la recepción en pleno derecho, definitiva del contrato de obra 010-2018 y provisional del contrato 064-2018 Conclusión: los contratos 010-2018 y 064-2018 no cuentan con las respectivas actas de entrega recepción definitiva y provisional, debido a la falta de respuesta a las solicitudes de recepción por parte del Prefecto de la Provincia Azuay, permitiendo que los contratistas, mediante Actas Notariales de 30 de enero de 2020 en el primer caso, y de 6 de enero de 2020 en el segundo, efectúen las recepciones provisional y definitiva en pleno derecho, y además, en el caso del contrato 010-2018, que las reparaciones que ameritaba no fueran atendidas por el contratista, descontandose los valores correspondientes en la liquidación final. Recomendación La Prefecta atenderá las solicitudes de recepción provisional y/o definitiva de obras que le sean presentadas por parte de los contratistas, a base a los respectivos informes previos de la Administración y Fiscalización de la obra, dentro del término de 10 días contados a partir de la presentación de dichas solicitudes, notificando por escrito a los contratistas de las decisión que corresponda. Estado de las obras correspondientes a los contratos 010- 2018 y 064-2018. Conclusión Los Directores de Vialidad, responsables de los trabajos de mantenimiento de la vía Santa Ana-Zhidmad, así como, el contratista a cargo de los trabajos del “MEJORAMIENTO A NIVEL DE CARPETA ASFÁLTICA DE 3 PULGADAS, DE LA VÍA COCHAPAMBA, GUALALCAY, EL VERDE, EN UNA LONGITUD DE 7.33 KM (sic), CANTÓN CUENCA, PROVINCIA DEL AZUAY (…)”, no efectuaron los trabajos de mantenimiento que le correspondía, además, los administradores del contrato 064-2018; y, el consultor a cargo de la fiscalización, no ejercieron los controles que les correspondía, para exigir al contratista la oportuna intervención en trabajos de mantenimiento, permitiendo en dichas carreteras la presencia de baches y manifestaciones de deterioro de la carpeta asfáltica, afectando la durabilidad de los trabajos. Recomendación Dispondrá al Director (a) de Vialidad, considerar dentro de su planificación anual de mantenimiento vial, los trabajos de mantenimiento que amerita la vía Santa Ana - Zhidmad. Dispondrá a los servidores que tengan a su cargo la Administración, Supervisión, y/o Fiscalización del contrato 064-2018, conminar al contratista la ejecución de los correspondientes trabajos de mantenimiento en la vía “COCHAPAMBA, GUALALCAY, EL VERDE…”, hasta la entrega - recepción definitiva de las obras. Proceso de contratación COMDIR-GPA-013-2020 sin justificativos para acogerse a contratación directa. Conclusión El procedimiento de contratación COMDIR-GPA-013-2020, para la “PROVISIÓN DE PRODUCTOS Y MATERIALES COMUNICACIONALES QUE PERMITAN INFORMAR Y DIFUNDIR LOS PLANES, PROGRAMAS, Y PROYECTOS QUE EJECUTA EL GOBIERNO PROVINCIAL DEL AZUAY EN EL ÁMBITO DE SUS COMPETENCIAS “, solicitado por el Director de Comunicación Institucional, y autorizado por la Prefecta de la Provincia Azuay; se efectuó mediante un proceso de Contratación Directa por el Régimen Especial, sin que las condiciones en las que se efectuó la contratación correspondan a una situación urgente, que le permita eximirse de un procedimiento de Régimen Especial por selección, limitando la participación de un mayor número de oferentes y privando a la entidad de elegir la propuesta que presente las mejores condiciones para sus intereses. Recomendación La Prefecta autorizará el inicio de procedimientos de contratación directa por régimen especial de productos comunicacionales, de forma excepcional, únicamente en los casos de urgencia institucional debidamente motivada, de lo cuál, se dejará constancia en la respectiva resolución. Conclusión El proceso de contratación COMDIR-GPA-013-2020, iniciado por autorización del Prefecto de la Provincia Azuay, actuante en el período comprendido entre el 15 de mayo de 2019 y el 5 de octubre de 2020, con base a una solicitud del Director de Comunicación Institucional actuante entre el 1 de enero y el 5 de octubre de 2020; no contó con una determinación concreta y precisa de los productos y temas que cada departamento necesitaba comunicar a la ciudadanía, ocasionando que la cantidad de elementos de folletos, afiches, certificados, adhesivos, dípticos, trípticos, letreros, vinil y caballetes contratados, no cuente con sustento, ni tampoco con un cronograma de ejecución del requerimiento institucional; permitiendo que el Gobierno Provincial del Azuay haya comprometido recursos para gastos en publicidad, por 148.870,00 USD, y que, ante la ausencia de necesidad institucional, además de otros aspectos, se emprenda acciones de terminación anticipada del contrato, cuando registraba un avance del 11.263,00 USD. equivalentes solamente al 7,566/span> Recomendación La Prefecta dispondrá al Director de Comunicación Institucional, verificar, previo a solicitar el inicio de los procedimientos de contratación de productos comunicacionales y/o similares, que cuente con estudios completos y actualizados, además con las aprobaciones que correspondan, en los que se defina, además de otros aspectos, la cantidad, las características o especificaciones técnicas de los bienes o servicios, y, un cronograma de cumplimento, en función de las reales necesidades institucionales, diferenciadas por departamentos, proyectos o programas, según corresponda.